Aunque cada empresa pueda aplicar su propio método y ser muy distinto al método de la empresa vecina, hay algo que todas deben tener en común: un lugar habilitado donde depositar todos los documentos que la empresa tiene y que van llegando. En el post de hoy os explicamos las mejores maneras de organizar vuestros archivos para que encontrar aquello que buscáis no sea nunca más un problema.

El primer paso es saber diferenciar entre los archivos que necesitas y en los que estás trabajando y el resto, aquellos que no puedes tirar pero que no se están utilizando en ese momento para desarrollar las labores de la empresa. Los primeros deben guardarse en un lugar que permita su fácil acceso y visibilidad. Lo ideal es tenerlos en un módulo de cajones sobre el escritorio como este:

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Dentro de estos cajones, también puedes agrupar los papeles en carpetas o sobres transparentes si son de un mismo cliente o temática. Lo más importante es que puedas tener acceso directo a ellos.

El caso del resto de archivos es más complejo. Se trata de una gran cantidad de documentos que, al no ser utilizados en el día a día de trabajo, se guardan en el almacén  y pueden hasta quedar olvidados. Pero en un momento dado puedes llegar a necesitarlos, y cuando esto ocurra, debes saber dónde buscarlos. Para ello, existen tres trucos generales que deberás tener en cuenta para empezar a guardar y archivar:

1. Nomenclatura común: cada archivo debe estar correctamente nombrado. La mejor manera de ponerle nombre es hacerlo a partir de un patrón que tú mismo hayas establecido. Estas nomenclaturas deben ser cortas y breves. Ten presente que las abreviaturas y los prefijos son una buena opción.
2. Agrupar los archivos por clientes o proyectos: cuando vayas a guardar los archivos hazlo teniendo en cuenta el cliente o proyecto del que se trata. Así sabrás que en esa carpeta encontrarás todos los documentos relacionados con eso en concreto.
3. Utilizar etiquetas y colores para destacar y distinguir: más que los nombres, lo que llama la atención visualmente son los colores. Asigna un color a cada uno de tus proyectos o clientes para distinguirlos de forma rápida.

Una vez hayas completado estos tres pasos, debes decidir qué método vas a seguir y qué materiales vas a utilizar para el archivo. Esto queda en tus manos y debes adaptarlo a tus gustos, necesidades y posibilidades. Nosotros te vamos a presentar distintas opciones.

Carpetas colgantes

Las carpetas colgantes son perfectas para aquellos casos en que tienes muchos proyectos o clientes pero pocos documentos de cada uno. Se trata de carpetas finas que cuelgan del mueble, de modo que el nombre o etiqueta deberá ir en la parte superior de estas. Se pueden guardar en grandes armarios con diversos cajones o en estanterías más pequeñas, que te permitirán tener los documentos más a la vista.

CAJONERA 4 CAJONES DE CARPETAS COLGANTES

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BASTIDOR DE SOBREMESA

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Archivadores de anillas

Los archivadores de anillas tienen mucha más capacidad que los anteriores  y puedes escoger tú mismo su capacidad en relación a su tamaño. A diferencia de los colgantes, los documentos quedan sujetos, de modo que puedes mover la carpeta sin miedo a perderlos por el camino. Existen muchos modelos y de muchos colores, por lo que te será fácil hacer una clasificación cromática. Además, tienen una parte habilitada para escribir en el lomo y así guardarlos en la estantería a modo de libro y fácilmente distinguir lo que pone en cada uno.

MÓDULO DE 3 CARPETAS

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ELBA ARCHIVADOR RADO

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Por su volumen es aconsejable almacenarlos en estanterías o armarios con gran capacidad y varios niveles.

ARMARIO ESTANTERIA SIN PUERTAS

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Clasificadores de acordeón

Este clasificador es de los más sencillos, pero igual de eficaz que los demás. Se trata de una carpeta con diversos espacios dentro de la misma. Aunque puede que no sea tan visual el anterior, es muy útil si tienes documentos de distintas temáticas sobre un mismo proyecto. Así puedes tenerlos todos juntos pero separar en relación a su finalidad o contenido. Del mismo modo que las carpetas colgantes, tienes un espacio arriba de cada separador para poner un nombre o un título.

CLASIFICADOR CHEQUERA 12 POSICIONES

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Al final, lo más importante para tener un archivo bien organizado es establecer una metodología que todas las personas de la empresa conozcan y puedan llevar a cabo, y ser conscientes de la necesidad de mantener el orden.