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Método Kanban: una nueva forma de organización en la oficina

Cada día nos enfrentamos a una lista enorme de tareas que debemos completar y recordar tanto en el trabajo como en nuestra vida personal y familiar. La gestión de estas tareas es aún más complicada si el trabajo se tiene que realizar en equipo, ya que el proceso y el resultado no solo dependen de ti.

Existen muchas formas y métodos para organizar todo el trabajo y lidiar con todas las responsabilidades, pero hoy queremos presentaros un método que, aunque ya hace tiempo que existe, cada vez son más las empresas y personas que lo utilizan.

Se trata del método Kanban, el cual debe su éxito a su visualidad y simplicidad de implementación. Consiste en un sistema para la gestión de proyectos que permite el trabajo de forma colaborativa. Su base es la utilización de un tablero compuesto por columnas, llamadas listas, que representan distintos estados y tarjetas que representan los compromisos, notas o acciones que se deben realizar. Estas tarjetas viajan por las diferentes listas en función de su estado.

 Kanban permite ver en qué está trabajando cada integrante del grupo, saber qué actividades tienen asignadas y en qué parte del proceso se encuentra cada uno.

¿Cómo empezar a utilizar este método?

Iniciarse en esta práctica es muy sencillo. Solamente necesitarás un lugar donde crear el tablero y marcadores adhesivos. Estos de la marca Post-It son perfectos.

Post-it

PVP: 6,25€ sin IVA / 7,56€ con IVA.   

Lo más recomendable es que utilices una pizarra donde puedas escribir y borrar en todo momento. Este tipo de pizarra lacada blanca y magnética es una muy buena opción.

Pizarra magnética

PVP: 37,85€ sin IVA / 45,10€ con IVA 

Una vez tengas el lugar, debes empezar a confeccionar el tablero. El primer paso es dibujar las columnas. Generalmente todos los tableros tienen mínimo 3 listas que corresponden a las de “tareas por hacer” – o pendientes –, “tareas que se están haciendo” – o en proceso – y “tareas hechas” – o terminadas –, pero puedes poner tantas columnas como estados por los que puede pasar tu tarea.

Cuando la base esté hecha, solamente quedará completarla con las tareas. En un primer momento todos los marcadores se encontrarán en la primera lista, pero a medida que se van completando las tareas, tendrás que ir moviéndolos. Ten en cuenta que en ellos debería haber una descripción del trabajo a hacer, quién debe hacerlo y la estimación del tiempo que se tardará en completarla.

El método Kanban nos permitirá cumplir unos objetivos muy claros:

  1. Visualizar el trabajo y las fases del ciclo de producción.
  2. Delimitar el trabajo en curso: antes de empezar a trabajar es importante limitar el número máximo de tareas que se pueden realizar en cada fase a la vez para que los proyectos salgan delante de la mejor forma posible.
  3. Medir el tiempo que se tarda en completar la tarea: aunque debemos hacer una estimación de lo que tardaremos en realizar cada cosa, al final puede ser que no sea así. Es por ello que este sistema nos ayudará a llevar un control estricto del timing.

Ahora que ya conoces el método Kanban, ¿te animarás a probarlo? Estamos seguros que te ayudará a llevar mejor la organización de las tareas grupales de la oficina. Recuerda, pero, que esta método también es eficiente para estructurar tus propias responsabilidades personales.

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